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会务及活动策划(活动会务的流程安排有哪些)

一、如何策划会议

在工作当中,我们经常会开会,我们作为策划者,应该如何策划好一个会议呢。今天小编就和你一起分享下。

第一,制定好一个详细的会议计划。只有做好好的会议计划,才能让会议有序的进行,才能有条不紊的进行,良好的计划是一个会议成功的一半。

第二,在会议计划中要考虑到各种因素,比如嘉宾,会议时间,用餐等等各种细节,只有做好细节才能让整个工作比较顺利。

第三,开始布置会场了,在会场放好话筒,放好鲜花,放好茶水,放好纸张和笔,等等各种物品,让各个东西都放得非常有序。

第四,各个职责的人各司其职,各自做好自己的工作,出现情况及时的解决处理,领导安排的临时工作,也应该及时的办理,这样能保障会议的进行。

第五,做好后勤工作,定时给倒水,定时的打扫卫生,并且能处理各种应急事件,做好井井有条,让会议比较顺利的进行。

第六,做好会议的记录,这样才能很好的归档,有利于给领导呈现出来,同时应该根据会议就写好个人的会议总结,总结自己的得与失。

第七,会议散场后,我们要做好会议后的工作,比如打扫卫生,比如拿下横幅,送一些嘉宾之类的工作。处理好这些杂事。

二、会议活动策划书


会务及活动策划


时间流逝了,匆匆的流逝了,工作已经告一段落了,我们的工作又将翻开新的一页,迎来新的任务和目标,是时候抽出时间写写策划书了。写策划书需要注意哪些问题呢?下面是我帮大家整理的会议活动策划书(精选5篇),欢迎大家分享。

会议活动策划书1

一、接待前准备

1、熟悉接待计划日程安排,所接待客人名单、抵达时间及交通工具(火车/飞机),落实接站车辆车次,接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项,做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆,驾驶人员,导游人员,旅游景点,旅游途中就餐点。

二、接站

根据客人具体抵达时间,提前半小时抵达(火车站/机场)。举牌接到客人后安全、迅速的将客人及行李安全送达指定的酒店。为客人办理好入住手续,并让客人及时了解到酒店的基本情况和注意事项。

三、旅游及行程的安排

1、导游要求:

知识丰富,技能技巧熟练,语言生动,具有较高的导游业务知识和讲解、服务水平、实践经验丰富。

2、车辆要求:

安排专业旅游车队的空调旅游车,车况好、干净,设备齐全。安排多年驾驶经验专业的司机,确保客人安全。

四、旅游保险

确保此次旅游活动的安全顺利,我社可代办每位旅游投保10万元旅游人身意外伤害险。

五、会议日程安排

x月x日:机(08:00-18:00),提前得知每个客人的航班号航班时间安排接机时间,人员接机,带领客人上车,司机送客人抵达酒店休息。

1、在大堂内摆放接待台及欢迎条幅。

2、在大堂接待桌上摆放贵公司签到牌、赐名片、并安排3名专业人员在接待台协助会务组,为客人签到办理登记,并为VIP客户提供优质服务入住手续。在客人到达酒店时,引导客人前往签到台办理入住等。

3、代定客人往返大交通

4、举行主题晚宴(根据客户要求);若有演出,请客户提出有关演出的主题语言类,歌曲类,小品类,戏剧类等。

5、协助主办单位安排参会事议。

6、19:00-21:00晚上举办宴会厅欢迎宴会。

7、x月x日:参加会议。

会议活动策划书2

一、活动背景与目的

针对学校乃至社会上对“一元钱”的漠视而对“贵族待遇”强烈追求的现象,也为增强大一新生的节约意识并呼吁更多人加入节约的行列中来,我志愿者协会决定在全校在校生中开展一嘲给您一元钱,换您一点子”大型宣传节约、激发创意、寻找真情公益活动。其目的是让我们懂得一元钱的丰富意义和内涵,让我们重新找回淡化在我们80.90后脑海中的优良传统——节约,让我们重映感恩的事迹,重温感恩瞬间;让我们懂得“一粥一饭当思来之不易,半丝半缕恒念物力维艰”的道理,同时通过大一新生来影响身边的每一个人,让每个人都参与到我们这个“感恩、节约”的行列中来。

二、活动主题

拿起一元钱,懂得感恩;拥有一元钱,明白责任

三、团队名称

各学院青年志愿者协会

四、活动口号

一元钱激发一个精彩创意,一份爱铸成一个和谐社会

五、活动时间

20xx年11月15号到12月5号

六、活动地点

河南理工大学校园及小礼堂

七、活动对象

河南理工大学20xx级学生

八、活动流程

(一)活动准备

1.各院青协相互协作共同做好相应的宣传工作,始终保持与材料学院青协及校青协相互联系全校同步进行此次活动。过程中有什么不懂及时提出并妥善解决。

2.于15号开始在各餐厅电子屏进行为期四个星期的宣传。于16号在一号餐厅门前设立宣传板、音响等设备进行宣传。

负责小组:材料、土木、电气青协宣传部4.11月24号材料青协统一安排各院青协在课间播放宣传视频。

5.采访和视频录制小组的培训,由各院找一名摄影高手培训对协会两名进行摄影培训,并由摄影高手协助各院的摄影人员完成视频录制和美化工作。

(二)活动运行

1.院内的宣传方式:

1)各院青协安排协会的大一干事向大一各专业宣传

2)联系各班团支书可以将装有一元钱的信封交给各班团支书,通过由各班的团支书从各班中找相应的代表(根据各院的情况,各班选取3到5名代表,考虑要有女生代表),各协会干事记住相应人群的联系方式并向他们介绍此次活动流程,由各班团支书于11月21号发放,并于11月26号下午六点回收完毕,上交给院青协。

3)由各院青协对创意分类进行整理,选出较好的创意(2到4名),并于当晚联系创意本人,通知录制视频的事情;并于28、29号进行视频录制、相片的采集和采访;并对视频进行优化处理或将相片制作PPT,并于12月1号晚九点前上交到材料青协,视频审批小组于2号对视频进行审批,并挑出优秀的15个视频材料,并于12月3号晚在明德楼墙壁悬挂幕布播放视频材料。

4)各院青协内部5人组成创意小团队,鼓励点子涉及本青协的特色活动,并制作成PPT。并于12月1号晚九点前上交到材料青协。并由视频审查小组审查,选出10个优秀的视频。根据各院青协活动写一副对联放到PPT中(既是为了宣传各院青协,也是为了选出最佳创意奖。)。

5)联系各院新闻中心,做好院内的宣传工作。

2.由院内领导对好的创意进行评价和对同学们的祝福语。

3.申请一号餐厅东门广场于12月4号对相应的作品进行展览和颁发最佳创意奖和优秀奖。

负责小组:材料青协的人力资源部

4.各院青协做好活动总结工作,材料青协将此活动收到的好点子整理成册,打印出来发到各院;并进行一元钱用途统计,绘制成统计表。

九、活动后期工作

1.材料青协举行总结会议,对针对此次活动进行经验总结。

2.将活动的文字和电子视频资料进行存档,用于下次活动的参考。

负责小组:材料青协。

十、经费预算

物品单位单价(元)数量金额(元)

发放经费人

资料份

共计

十一、注意事项

1.要积极主动与各学院青协联系合作,于21号前联系好PPT的制作高手,协助创意小团队制作PPT(需要告知各院青协的创意小团队)。

2.青协成员必须十分了解该活动形式、活动的意义和目的:加强同学们的节约和感恩意识。

3.成立视频评审小组,由邀请的摄影高手和各院的负责人担当。

4.宣传方式:餐厅内的电子屏,餐厅门口的宣传;另外在活动期间,要求青协所有成员把自己的QQ签名和飞信签名改为活动的主题和一元钱的打油诗,并在班级群(等校内群)上发布活动主题、活动方式、时间等信息,材料青协负责安排两人负责每天在学校贴吧发活动信息,让所有青协成员都意识到该活动是青协的品牌活动。

5.站在10级学生的角度组织活动,让10级学生更加充分参与活动当中。

十二、组织单位

主办单位:学院团委

承办单位:学院青年志愿协会

学院青年志愿协会

备注:各院根据自己的情况打印所需的宣传单,宣传的信封由材料学院提供,各院的好点子小册的整理和印发由材料学院负责。

附录一

奖项设置

给参与人员的颁发的奖项

特别创意奖(10名)(证书加奖品)

优秀奖(15名)(奖品)

证书、奖品的准备由材料青协的负责

会议活动策划书3

一、活动主题:

XXX农资有限公司柑橘管理技术交流暨观摩会

二、活动简介:

1.活动目的:

1.为了提高XXX农资有限公司、XXX农资有限公司及其产品的知名度和美誉度,提升其在用户和客户心中的形象,扩大在该区域内的影响力。XXX农资公司和XXX农资公司对桂林区域客户来说是相对较“年轻”的公司,在客户和用户心目中的形象、知名度和美誉度等都有待提升,通过举办此活动,这种现状一定能有所改善,同时还能提升在该区域的市场影响力。

2.为了展示和交流产品的价值点,在厂商、批发商、零售商之间形成良好的价值传递通路体系。在即将过去的一年里,在经销商、果农和厂家的共同努力下,产品在柑橘管理上的价值点得到理想的表现,而本次活动就是要将产品的价值点和用户满意度等有利于市场的讯息传递给客户和用户,因为好的东西,只有商业化才能实现其真正的价值。

3.为了应对竞争。观摩会和技术交流会是当前各农资公司惯用的宣传方式,一年到头大大小小的农资公司争先恐后的举办观摩会和技术交流会,其中也不乏一些以假乱真,“挂羊头卖狗肉”的公司,而我公司工作人员本着实实在在的态度,在即将过去的一年扎根于田间地头,真实的效果加上有效的沟通,定能很好地参与会议推广方式竞争,而且在找到更好的推广方式之前,此方式是行之有效的。

4.为公司内部积累组织召开会议的经验,了解该区域作物品种、面积、特性等,熟悉客户心理,收集客户需求信息。作为“年轻”的公司,学习和积累经验是必不可少,在会议的组织召开方面都有待提升,况且现在会议形式时刻都在创新,不能只做市场的跟随者,通过举办此类活动,我们能不断学习,不断创新,为以后建立成熟的、新颖的会议模式做铺垫,同时通过这个平台与客户、用户沟通交流,可以适当的.了解其区域内市场讯息。

5.提升厂商和经销商的组织协调能力,增强和展示公司成员之间的团队精神。厂商和经销商之间,公司成员之间,都是不可分割的利益共同体,客户不仅看重合作者的财力,对其人力同样看重,而人力不仅仅是人员的数量,还包括公司人员在行为处事时的心态和协调性等,通过开展会议,也能向客户展示团队精神,也为以后更上一个层次做准备。

2.活动背景:

xx年5月,通过对示范用户信息进行建档,选择并确定具有一定科技意识和种植经验的4位示范户并签订示范合同,其中包括XXX(砂糖橘)、XXX(砂糖橘)、XXX(脆皮金桔)、XXX(春甜桔/马水桔),之后6个月的时间里,我公司委派专门技术服务人员定期对示范园进行技术指导服务及跟踪,根据郎系列(保/壮/红郎)、芸碳动力等产品特性,确定服务及跟踪时间,也就是在保花保果期、果实膨大期和着色促花期逐一进行服务和跟踪,解决作物生长过程中的问题,提高果农对作物各生长时期的满意程度,真心实意的为其服务,认真执行“尽快、尽心、尽责”的服务标准,贯彻“用户满意”的服务宗旨,而并非单单的将产品销售出去,同时,我们也从中收获了更多的产品表现信息,以及该产品在果农心中较高的欢迎度。

过去的这一年是漫长而辛苦的,多亏果农、经销商和服务人员的执着和坚持,正因为大家的共同努力,才有今天的观摩交流活动。

3.活动流程:

A.准备阶段:

公关组:组员协同组长和经销商沟通,讨论会议策划细节,确定预算经费分配,确定会议具体时间、室内会议地点、参会人员名单,和示范园果农沟通,和产品用户沟通。

接待组:发送邀请函。

资料组:协同主持人和讲师制作PPT、讲稿,为材料组提供图片、视频、文字等资料。

材料组:组员协同组长准备展示材料(旗帜、横幅、展板等),购置邀请函、礼品、水、文具等,预订餐厅、会议室和宾馆。

主持人:协同资料组制作PPT、讲稿等,熟悉会议流程、示范园情况、PPT和讲稿内容。

讲师:熟悉会议流程、PPT、讲稿和示范园情况

B.实施阶段:

会场组:协同材料组将材料(横幅、展板、旗帜、礼品、水、展示产品)送抵室外、室内会场、餐厅,并布置好,对放映设备、音响设备进行调试,应急情况处理。

材料组:将材料交付会场组,并协同其进行会场布置,应急情况处理。

公关组:对会议流程、经费、人员和时间等进行控制,对整个会议具有及时调控权利。

接待组:全程陪同客户,一对一,一对多进行适当交流,邀请客户在相关位置拍照留念,为后期宣传做准备。

主持人:按照会议流程引导参会人员。

讲师:讲课、回答相关提问。

摄影组:负责视频、照片资料采集。

资料组:将资料(单页、PPT、讲稿、登记表等)交付或发放给相关人员,有义务对相关内容进行解释。

C.总结阶段:

材料组:妥善处置保管会议相关材料,收集整理图片视频资料,制作后期图片宣传资料,结清会议经费。

三、活动时间:

四、活动地点:

1.观摩地点:XXX示范园

2.会议地点:XXX

五、时间安排:

1.前期安排:

A.2014.11.1—11.7

公共组:将具体会议时间、地点及参会人员名单交于材料组(2号之前),和示范园果农交流(7号左右)。

资料组:制作PPT、讲稿(5号完成),准备视频图片资料给材料组(2号之前)。材料组:购置并填写邀请函(3号之前),预订宾馆、餐厅和会议室(7号之前),准备材料(单页、旗帜、展板、横幅等)(5号之前完成),购置水、文具等(7号之前)。

接待组:发放邀请函(6号之前)。

主持人:熟悉会议流程、PPT和讲稿等(7号之前)。

讲师:熟悉会议流程、PPT和讲稿等(7号之前)。

2.中期安排:

会场组:从材料组提取材料,从资料组提取PPT、音视频资料等进行会场、餐厅布置,对放映、音响等设备进行安装调试(8号)。

材料组:将材料交于会场组,并协同其布置会场,安装调试放映、音响设备(8号之前)。

资料组:将相应的资料发放给工作人员(8号)。

摄影组:准备、检查摄像设备。(8号)

会议活动策划书4

一、活动背景:

在又一个秋风飒爽之日,山东工商学院数学与信息科学学院迎来了一批充满活力与激情的大一新生。学生会是大学生展现自我的舞台,新生力量的注入,必将使数学与信息科学学院学生会不断创新,蓬勃发展,更好地为学生服务。

二、活动目的:

总结上学年工作,产生新一届学生会负责人。学生会是一个由组织正式设立的有明确规章制度的学生自治组织,为了很好的执行群体规范,增强群体凝聚力,提高群体一致性,进而形成群体动力,从而使这个团体团结一致,与时俱进、科学发展。在团总支的带领下,完成各项学习和工作任务,谱写和谐乐章。

三、活动时间:

20xx年10月30日19:00

四、活动地点:

2108

五、主办单位:

数学与信息科学学院团总支

六、承办单位:

数学学院学生会

七、活动对象:

20xx级全体同学

八、活动内容:

(一)前期准备:

1、20xx年9月30日,递交策划至团总支,等待审核批准。

2、20xx年9月30日,申请二教2108并申请8套桌椅。

3、20xx年10月21日,购买聘书和请帖。

4、20xx年10月22日,打印聘书并写好邀请函。

5、20xx年10月22日,邀请本次学生会成立大会的嘉宾,统计好到场情况。按排会场相关人员(会场布置,主持人及照相等相关人员),以及主持人词。

6、10月23日,制作学生会成立大会流程幻灯片;准备照相机和嘉宾三脚架。

7、10月29日,在三教107进行一遍彩排,安排各项事宜。

8、10月30日16:30,到二教108布置会场,调试音响,安工作人员负责

现场拍照及操纵幻灯片。

(二)活动流程:

1、成立会流程:

1、主持人致欢迎词及自我介绍;

2、大会正式开始;

3、介绍到会嘉宾;

4、大会第一项:数学学院第八届学生会主席刘方远发言;

5、大会第二项:刘化波老师公布第九届学生会及第一届班级管理委员会干部名单;

6、大会第三项:党总支书记刘晓东老师给学生会常委颁发聘书,团总支书记刘化波老师和辅导员李燕妮老师给各个部长颁发聘书;

7、大会第四项:数学学院第九届学生会主席谢成成发表就职演讲;

8、大会第五项:数学学院第一届班管委会长发表就职演讲;

9、大会第六项:主席谢成成带领全体部长及以上成员宣誓;

10、大会第七项:数学院党总支书记刘晓东老师对大会进行总结。

11、大会结束。

(三)后期工作:

1、秘书处做出总结、制作黄表存档、发表通讯及时上传大会照片。

2、学生会成员负责维持秩序并整理会场。

九、注意事项:

1、活动过程中保持会场纪律。

2、活动后及时归还相关物品,相关工作要及时完成。

十、经费预算:

1、聘书23个,请帖20个,共237元

2、矿泉水30瓶,宽胶带一个,共35元

3、冲洗照片(10~20张),共5~10元

4、文件,表格打印,共5元总计:287元。

会议活动策划书5

一、活动背景

随着当前日新月异的科技发展和高校国际化程度不断加深,国际学术交流日益频繁。参加国际会议已经成为各专业领域学者之间进行学术交流的重要形式之一。研究生通过参与国际学术会议,能够及时把握各领域的学术前沿动态,了解各种学术观点,激发科研兴趣,增加国际科研合作机会。

二、活动目的

“模拟国际学术会议”活动旨在提高硕士、博士研究生的国际学术交流能力,使其能够运用英语在国际会议上宣读科研论文,展示学术研究成果,通过在各类国际论坛上发言、提问、回答、讨论等形式与各国人士通过英语顺畅交流,开展合作,提高学术交流能力。

三、活动概况

活动时间:20XX年11月——20XX年12月

会议主题:跨学科领域中的研究(横线上内容由研究生根据各自研究领域与方向确定)

会议地点:科技会堂(主会场)、外国语学院会议室(分会场)

报名资格:全校硕士、博士研究生

参与方式:

学术会议发言;学术墙报展示

四、活动流程

1.会议报名阶段(20XX年11月12日——20XX年11月22日)

本次活动采取自由报名的方式,根据模拟国际学术会议主题,向全校研究生征集大会论文摘要。研究生可以以个人或者学术团队两种形式进行报名。

(1)参会论文内容可有多种选择,与个人或团队学术背景与研究领域相关,具备一定的创新性,包括原创性的学术成果,拟发表或者待发表的学术成果,也包括对于某一领域较新研究成果的简介、研究设计、学术观点或者不存在版权纠纷的已发表学术成果的英文翻译。

(2)摘要为中英文双语,字数约150字左右。

(3)摘要电子稿和个人联系方式(包括手机和邮箱)请于11月22日前,发送至xx。

2.邀请函发送与论文提交阶段(20XX年11月23日——20XX年12月5日)

(1)对于已经录用摘要的研究生,会务组于11月24日正式通过邮件发送邀请函,并且通过手机联系个人。

(2)收到邀请函后,请于12月5日前提交英文论文全文或者学术墙报电子稿,发送至xx。

3.会议论文审稿与辅导阶段(20XX年12月6日——20XX年12月19日)

(1)召开模拟国际会议知识讲座,普及国际会议交流知识。

(2)由英语专业教师对于提交的英文论文和学术墙报作品进行单独辅导,针对语言措辞提出修改意见。

(3)邀请各专业专家对于上交作品进行评审,选出3篇优秀论文作为大会主题发言,选择3篇优秀学术墙报作品作为大会展板,入围论文与作品即被评为大会特等奖。

(4)招募3名研究生作为主会场与分会场的主持人参与大会,并对于所有参与国际会议的研究生进行口语辅导。

4.会议召开阶段(20XX年12月20日左右)

8:30——9:00大会报到。

9:00——10:00召开“跨学科领域中的研究”大会暨全体会议(主会场),邀请各学院领导与专家参加,由3名研究生做大会主题发言。

10:00——11:30召开分会场会议,邀请各学院专家担当分会场评委,由分委会评委当场评出3篇优秀论文,授予一、二等奖,其中一等奖1篇,二等奖2篇。

11:40——12:00召开颁奖大会(主会场),大会闭幕。

五、奖项设置

特等奖6名,一等奖3-4名,二等奖6-8名,优胜奖若干。

六、会务组成员与联系方式

会务组成员:张丽萍、袁晓华、蔡建宁、陆娇萍、严培华、陈政武、韩媛媛

联系人:韩媛媛

三、活动会务的流程安排有哪些

活动策划领域很宽,活动的形式不一样,活动执行项也是存在差异的,而活动会务流程归纳起来主要包括以下几点:

1、明确活动背景、目的。

2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。

3、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署。

4、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用。

5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,确认后开始印刷。

6、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。

7、确认发言人:选择有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。

8、根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象。

9、活动前期宣传。

10、确定背景图、参会证、桌签、路引、活动现场路线图等物料的样式和内容,确认后开始制作。

11、检查各项宣传材料到位情况。

12、参会人员房间安排、餐饮安排。

13、提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜。

14、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等。

15、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水。

16、确定进场时间、搭建内容。

17、提前一天与主持人沟通,进行现场彩排与准备。

18、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况。

19、全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影操作人员、摄影摄像人员。

20、确定参会人员到会议所在地具体时间,做好分组。

21、专人举牌迎接来宾,引领至接待区集中,同时段来宾集合完毕,引领上车。至酒店,引导到接待台签到。

22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接,做好参会签到,人员到位后发放房卡、资料袋。

23、VIP接待:专人专车全程陪同,专车送达酒店,引至贵宾区休息,代办手续,送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同,指引坐在前排。

24、选好合影位置。

25、回程票务协调。

26、送宾流程:在酒店大堂定时定班,专人领队,专人跟车。

27、会议结束后,回收自带物品、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训。

以上流程是一个标准的大型会务会议流程,实际运用中可根据会务会议的大小进行调整。不管做哪种类型的活动,都必须要有一个详细活动方案与流程,根据方案进行执行细分,细分越清晰,活动执行更成功。

好了,文章到这里就结束啦,如果本次分享的会务及活动策划和活动会务的流程安排有哪些问题对您有所帮助,还望关注下本站哦!


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